Haute Ecole Libre Mosane

Gestion de projets : Afterschool Party à Verviers

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Le vendredi 26 janvier 2018, les étudiants de HELMo Verviers ont organisé pour la seconde fois un événement dans le cadre du cours de gestion de projet évènementiel : « HELMO’N ICE ». Dans une ambiance musicale et festive autour de l’hiver, les participants ont eu l’occasion d’en apprendre plus sur HELMo Verviers, qui compte une centaine d'étudiants en Management Assistant.

Les participants ont pu découvrir différents aspects de l’école racontés par les élèves, des Alumni, des professeurs, …

Les bénéfices de cet évènement ont été entièrement reversés à une œuvre caritative. Les étudiants ont choisi l’ASBL « Le Temps Présent », qui soutient les familles démunies au travers de colis de nourriture, d’aide matérielle, etc.

Lors du premier cours d'organisation et gestion de projet, les étudiants ont reçu les consignes de la part de leure professeure, Madame GABRIEL. Lors du cours, l'objectif principal était d'organiser un projet librement choisi par la classe.
Ils ont donc réalisé un brainstorming afin de trouver un événement qui pourrait répondre à la question suivante: quel évènement organiser pour accroître la notoriété de HELMO Verviers?

Après avoir trouvé plusieurs idées, ils les ont regroupées, triées et enfin, ils ont voté. La majorité a choisi d'organiser une Afterschool Party.

Après avoir trouvé l'événement, il fallait, bien-entendu répondre à plusieurs questions:
  • Pour qui?
  • Quand?
  • Où?
  • Quel nom?
L'événement porte le nom: HELMo'n Ice. Il a eu lieu le 26 janvier 2018, dans la cour de HELMo Verviers. Nous avons déterminé le public ciblé qui était:
  1. les élèves des 5e et 6e années secondaires,
  2. les étudiants faisant des études supérieures et qui sont en réorientation.
Pour pouvoir travailler de manière organisée, il a été décidé de diviser la classe en 3 groupes:
  • Facility
  • Communication
  • Comptabilité
Afin de pouvoir gérer l'évènement au mieux, notre professeure s'est chargée d'inviter plusieurs professionnels dans l'enceinte de l'école, afin de familiariser au mieux les étudiants de HELMo Verviers avec le monde événementiel. Les personnes rencontrées étaient:
● Monsieur Charlier, responsable de la cellule "Communication" de HELMo.
● Monsieur Merland, organisateur des "Apéros Verviétois".

Le but de l'évènement n'était pas uniquement de s'amuser. Il était important pour HELMo Verviers de réaliser un bénéfice afin de le reverser à une ASBL de la région. Ils ont choisi l'ASBL "Le temps présent" qui aide les personnes sans-abris en leur fournissant des vêtements, matelas, de la nourriture, etc.

Afin de pouvoir financer le projet, le groupe comptabilité a établi un dossier sponsoring. Après cela, toute la classe a commencé à chercher des sponsors.
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En même temps, ils ont créé l'affiche et les flyers pour notre évènement. De plus, ils ont contacté plusieurs fournisseurs de boissons afin de satisfaire au mieux le public cible. Les décorations d'hiver étaient bien-entendu nécessaires. C'est pourquoi ils ont également contacté l'organisateur de la "Winter Terrasse", afin qu'il leur prête de la décoration hivernale en sa possession.

D'autres détails comme un snack ou un petit verre de génépi à l'entrée ont également été prévus. Ainsi qu'un concours photo, afin de pouvoir récompenser la personne ayant la pose la plus originale devant le décor. Le prix pour le concours a été sponsorisé par la chocolaterie Darcis (un panier de chocolat et 2 entrées pour le musée du chocolat).

2.pngUne fois le jour J arrivé, toute la classe s'est rassemblée afin de monter le chapiteau et mettre tout le matériel en place pour pouvoir accueillir les invités. Durant la journée, chacun connaissait son rôle, car celui-ci était établi à l'avance.

Un DJ a animé l'événement, le public a bénéficié d'une bonne compagnie, de boissons et du concours photo!

Une fois l'évènement terminé, la classe a tout d'abord enlevé le chapiteau, rangé la cour de l'école et bien-sûr, a choisi le gagnant du concours: Monsieur Schils. Par après, un débriefing a été effectué avec le professeure, Madame GABRIEL.

Le bénéfice récolté s'élève à 177,83 €. Celui-ci sera transmis à l'ASBL "le temps présent", comme convenu au départ.


Contact: Stéphanie Cintori
Publié le : 08/03/2018