Haute Ecole Libre Mosane

Politique de confidentialité

Date de dernière modification : 12 mars 2019

Nous mettons un point d’honneur à respecter la vie privée de nos utilisateurs et à traiter leurs données personnelles dans la plus stricte confidentialité et conformément à la législation en vigueur.

La charte vie privée est destinée à vous informer, en toute transparence, au sujet des données que nous collectons, du but de leur collecte, de la manière dont nous les utilisons et des droits dont vous disposez concernant le traitement de vos données à caractère personnel.

Sur cette page, nous mettons à votre disposition une version simplifiée de notre charte vie privée sous la forme de questions/réponses.

Nous attirons votre attention sur la nécessité de lire cette charte attentivement. Si vous deviez avoir d’autres questions, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : vieprivee@helmo.be.

Qui est le responsable du traitement de vos données ?

Le Haute Ecole Libre Mosane est le responsable du traitement de vos données personnelles.
Haute Ecole Libre Mosane
Mont Saint-Martin 45
4000 Liège
Tél.: +32(0)4 222 22 00
Fax: +32(0)4 221 60 43

Numéro BCE : 0898.631.160

E-mail : vieprivee@helmo.be

Nous avons désigné comme point de contact unique un délégué à la protection des données (plus communément appelé « DPO ») dont les coordonnées sont les suivantes :

Koan Law Firm
Chaussée de la Hulpe 166 Terhulpsesteenweg
B - 1170 Bruxelles
Belgique

Email : privacy.helmo@koan.law

Quelles sont les données que nous collectons ?

Nous collectons vos données – personnelles ou non – pour différents buts qui sont définis au point suivant (cfr. point 3). Les données personnelles transmises à HELMo sont les suivantes :
 
  • Des données des étudiants :
    • Les données d’identification : nom, prénom, adresse, sexe, titre de civilité, date de naissance, lieu de naissance, nationalité, statut d’immigration, composition de ménage, numéro de téléphone, numéro de carte d’identité ou de passeport, numéro de registre national ;
    • Les données d’inscription : matricule d’étudiant, adresse email, activité professionnelle, les études et formations suivies, photo (d’identité) ;
    • Les données financières : les données d’identifications financières, les moyens financières, les éventuelles aides et transactions financières dont les étudiants bénéficient ;
    • Les données de santé ;
    • Nos communications (par email ou autre) ;
    • Toute autre donnée que vous nous communiqueriez.
  • Des données du personnel :
    • Les données d’identification : nom, prénom, adresse, sexe, titre de civilité, date de naissance, lieu de naissance, nationalité, statut d’immigration, composition de ménage, numéro de téléphone, numéro de carte d’identité ou de passeport, numéro de registre national ;
    • Les données d’enregistrement: CV, matricule dans l’université, adresse email, activité professionnelle, les études et formations suivies, photo (d’identité) ;
    • Les données financières : les données d’identifications financières, les moyens financières, les éventuelles aides et transactions financières dont les étudiants bénéficient ;
    • Les données salariales e.a. les fiches de paie, couverture assurance hospitalisation ;
    • Les données de santé ;
    • Nos communications (par email ou autre) ;
    • Toute autre donnée que vous nous communiqueriez.
  • Des données des utilisateurs du site web :
    • Le type de domaine avec lequel vous vous connectez à l'Internet
    • L'adresse IP qui vous est attribuée
    • La date et l'heure de votre accès à notre site
    • Les données de localisation ou autre données relatives à la communication
    • Les pages que vous avez consultées sur notre site
    • Le type de navigateur
    • La plate-forme et/ou le système d'exploitation que vous utilisez
    • Le moteur de recherche ainsi que les mots-clés utilisés pour retrouver le site
    • Vos préférences de navigation ;
    • Nos communications (par email ou autre) ;
    • Toute autre donnée que vous nous communiqueriez.
  • Des données des fournisseurs :
    • Les données d’identification : coordonnées de la société et des personnes de contact, adresse ;
    • Les données contractuelles ;
    • Toute autre donnée que vous nous communiqueriez.

Dans quel but collectons-nous vos données ?

  • Les données des étudiants : mission d’enseignement, inscription des étudiants, gestion administrative, financière et logistique des étudiants à HELMo, organisation des activités PRIVACY POLICY - HELMo - 12/03/2019 pédagogiques et services aux étudiants, conservation les résultats des examens, délivrance des diplômes, fournir des flux d'informations internes et externes, information sur l’actualité de HELMo, les activités et services offerts par HELMo aux étudiants et alumni, gestion de la sécurité des bâtiments et des étudiants…
  • Les données du personnel : enregistrement du personnel, gestion administrative des dossiers du personnel, gestion des salaires, gestion les avantages en nature (e.a. transports, écochèques, assurances), gestion des jours d'absence, des vacances et des formations, assurer la santé et bien-être au travail, fournir des flux d'informations internes et externes, information sur l’actualité de HELMo, prestation des activités et services offerts par HELMo au personnel, gestion de la sécurité des bâtiments et du personnel…
  • Les données des utilisateurs du site web : améliorer et faciliter la navigation sur notre site, la réalisation de statistiques et d’études, la transmission de données anonymes/pseudonymes à des tiers, dans le cadre d’études soumises à l’autorisation de l’Autorité de Contrôle. Les données personnelles ne servent en aucun cas à des activités de profilage.
  • Les données des fournisseurs : assurer le suivi de nos relations contractuelles, respecter nos droits et obligations, améliorer nos services.

Pourquoi traitons-nous vos données ?

Nous nous basons sur les bases juridiques suivantes : notre mission d’intérêt public dans le cadre de l’enseignement, pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, pour conclure et exécuter les contrats (de travail), notre intérêt légitime et le cas échéant le consentement libre, spécifique, éclairé et explicite des personnes concernées.

Si la base légale de notre traitement repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer celuici à tout moment.

Nous avons un intérêt légitime à collecter vos informations et à échanger avec vous, notamment pour répondre à vos demandes ou améliorer nos services, prévenir les abus et les fraudes, contrôler la régularité de nos services, exercer, défendre et préserver nos droits, gérer et améliorer nos relations avec vous, améliorer en permanence notre site internet ainsi que nos produits/services, assurer votre sécurité et celle des bâtiments sauf si ces intérêts sont supplantés par vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux exigeant la protection de vos données personnelles.

Nous veillons en tout état de cause à préserver un équilibre proportionné entre notre intérêt légitime et le respect de votre vie privée.

De quelles façons collectons-nous vos données ?

La plupart de vos données nous sont communiquées par vous-même. D’autres données, telles que les données liées aux visites de notre site web sont collectées automatiquement, par le biais des serveurs consultés et des « cookies » placés sur notre site. Pour de plus amples informations sur ce qu’est un « cookie », sur son utilité et les données exactes qu’il collecte, nous vous prions de consulter notre politique relative aux cookies.

Il se peut également que nous collections des données sur vous par l’intermédiaire d’autres sociétés auquel cas nous vous en informerons.

Vos données sont-elles protégées ?

Nous mettons un point d’honneur à respecter la vie privée de nos utilisateurs. Vos données sont protégées par des mesures techniques et organisationnelles.

Nous appliquons une politique de confidentialité stricte et prenons toutes les mesures adéquates afin que nos serveurs empêchent dans toute la mesure du possible toute fuite, destruction, perte, divulgation, usage, accès ou modification non autorisée de vos données.

Quelle est notre politique relative aux données concernant des mineurs ?

Notre établissement et notre site internet ne sont pas destinés aux mineurs. Si vous découvrez que votre enfant mineur nous a fourni ses données personnelles sans votre consentement, contactez-nous à l’adresse suivante : vieprivee@helmo.be.

Pendant combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données le temps nécessaire à l’accomplissement des buts et objectifs poursuivis (cfr. point 3) ou à l’expiration de nos obligations. Une fois cet objectif atteint, nous les anonymisons ou les supprimons. Les statistiques globalisées sont conservées pour une période maximale de 75 ans.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Vous pouvez à tout instant demander d’accéder, de rectifier, supprimer, transférer vos données et de vous opposer à l’utilisation de vos données ainsi que demander la limitation ou l’effacement de cellesci. Pour cela, il vous suffit de nous envoyer un email, avec une preuve de votre identité, à l’adresse suivante : vieprivee@helmo.be. Nous mettrons alors tout en œuvre pour faire le nécessaire dans les meilleurs délais.

Qui a accès à vos données et à qui sont-elles communiquées ?

Nos employés et sous-traitants ont accès à vos données dans la seule mesure du nécessaire à l’accomplissement des objectifs poursuivis (cfr. point 3) et dans le respect de nos instructions. Chacun d’entre eux est soumis à une obligation de stricte confidentialité. Les catégories de destinataires sont énumérées dans la version intégrale de la Charte Vie Privée.

Transférons-nous vos données à l'étranger ?

Nous ne transférons vos données vers un pays non-membre de l'Union européenne (ex : voyage de type « Erasmus » ou stage à l’étranger) qu’à la condition que ce pays assure un niveau de protection équivalent à celui dont vous pouvez bénéficier dans votre pays de résidence (pour plus d’informations, consultez : https://goo.gl/1eWt1V).

Newsletter

Moyennant votre accord ou sur la base de notre intérêt légitime reposant notamment sur notre relation, nous vous abonnerons à notre newsletter informative et non commerciale et vous proposerons d’autres produits ou services analogues susceptibles de vous intéresser. Vous pouvez vous désabonner et retirer votre consentement à ces communications à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription prévu en bas de chaque email ou en envoyant un email à l’adresse suivante : vieprivee@helmo.be.

Que se passe-t-il en cas de modification de la charte

Si nous modifions la présente charte vous serez averti par le biais de notre site internet. N’oubliez pas de consulter la charte Vie Privée régulièrement et idéalement lors de chaque nouvelle consultation de notre Site. La date d’entrée en vigueur de la Charte figure en en-tête du présent document.

Que faire en cas de différend ?

Les longs procès ne profitent à personne. En cas de différend entre nous, nous nous engageons à privilégier le dialogue et l’ouverture à la recherche d’une solution amiable. Vous pouvez également contacter l’Autorité de Protection des Données en cas de différend :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles

Tel. : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
Email : contact@apd-gba.be