Les finalités de l'UE

L'UE a pour objectifs finaux:

• donner aux étudiants toutes les techniques de communication leur permettant d'organiser un événement, notamment :
  • en participant à des événements tels que des foires, visites, séminaires ou conférences dans le but :
    • d'analyser l'information recueillie, de la synthétiser et ainsi, d’appréhender les tendances de l'évolution des techniques dans son secteur d'activité,
    • d’identifier les types d’événements, les objectifs visés, les critères de qualité et leur impact sur le public cible.
  • en organisant un événement (création, sponsoring, gestion du budget et mise en place de la stratégie de communication... organisation de l'événement de A à Z).
  • en mettant en œuvre les différentes compétences acquises durant les premières années d’études et notamment en Vente, Marketing, Communication, Softskills.

Les contenus de l'UE

Conférences, visites et séminaires (CVS) :

L’activité d’apprentissage « Conférence, visite et séminaire » est composée d’une introduction conceptuelle suivie d’activités de « terrain » : à chaque cours, l’étudiant participera à un événement tel qu’une conférence, une visite d’entreprise, un salon, un webinaire, etc.

Organisation d'événements :

Concepts de communication événementielle abordés dans un cas concret : un événement à organiser.

Techniques de communication :

Utilisation de toutes les techniques de communication nécessaires à l'organisation d'un événement : 

• Gérer une réunion
• Approfondir (dans le but de mise en pratique) les notions d'écoute active, d'assertivité, de gestion de conflits
• Être capable de donner des consignes et de les recevoir (nécessaire lors des échanges)
• Mise en pratique de toutes les communications nécessaires, notamment le contact téléphonique vers les différents intervenants
• Créer des supports de communication pour le jour J de l'événement (vidéo, affiches, fléchages...)
• Communiquer face à un public
• Préparer les discours d'accueil, de présentation, de clôture
• Communiquer avec le staff et les différents intervenants

Correspondances et Rapports :

Communiquer pour l'embauche (stage + futur emploi)

• CV
• Lettre de motivation
• Mini-CV (carte de visite)
• Entretien

Utilisation de tous les supports de C&R pour soutenir l'événement :

• Rédiger un rapport de réunion / reporting
• Mise en pratique de toutes les communications nécessaires, notamment par e-mail, etc. vers les différents intervenants)
• Créer des supports de communication pour attirer le public et présenter l'événement (invitation papier, e-mail, affiches,...)
• Créer des supports de communication pour le jour J de l'événement (vidéo, affiches, fléchages...)

Les acquis d'apprentissage visés par l'UE

Conférences, visites et séminaires (CVS) :

Au terme de l'AA, l’étudiant sera capable de :

• Définir les types d’événements, leurs composants, leurs objectifs spécifiques ainsi que les facteurs de différenciation (ce qui les différencie les uns des autres)
• Identifier les objectifs spécifiques à chaque type d’événement (foire, webinaire, conférence…).
• En participant à l’événement, récolter les informations qui lui permettent d’évaluer l’atteinte ou non de l’objectif visé.
• Réaliser une synthèse de l’événement.
• Critiquer (relever les points forts et faibles) de l’événement.
• Suggérer des propositions d’amélioration.

Organisation d'événements et Techniques de communication :

À l’issue de ces deux AA et grâce à l’organisation concrète d’un événement, l’élève sera capable de :

• Choisir un type d’événement en fonction des besoins identifiés et des objectifs visés par l’organisateur ;
• Définir sa cible et choisir les bons canaux de communication pour l’atteindre ;
• Définir les besoins en termes organisationnels (ressources humaines, matérielles, financières…) ;
• Structurer et planifier les étapes d’une organisation d’événement et à cette fin, utiliser des outils/concepts tels qu’un rétroplanning et la définition d’objectifs SMART ;
• Réaliser un vrai travail de collaboration, s’organiser et communiquer en équipe ;
• Gérer un budget ;
• Assurer le suivi de l’événement avant, pendant, après ;

Correspondances et Rapports :

En fin d'AA, l'étudiant sera capable de :

• Communiquer pour l'embauche (stage + futur emploi)
  • CV
  • Lettre de motivation
  • Entretien
• Rédiger un portefolio relatant l'ensemble de l'organisation d'événement. 
• Réaliser des supports (e-mail, affiches, invitations, etc.) en lien direct avec l'événement à réaliser. 

Les méthodes d'enseignement-apprentissage

Conférences, visites et séminaires (CVS) :

Il s'agit d'aller sur le terrain à la découverte de conférences, visites et séminaires. 

Organisation d'événements :

En partant d’un brainstorming créatif, les apprenants construisent un projet événementiel qui sera élaboré, structuré au cours des séances proposées. Les différentes responsabilités seront identifiées puis réparties jusqu’à la réalisation concrète de cet événement. À chaque cours, l’élève recevra des fiches outils ou fiches conceptuelles qu’il pourra directement exploiter pour avancer dans les étapes d’organisation de l’événement (exemples : fiche-outil « Créer son persona pour mieux définir sa cible », fiche outil « brainstormer avec la méthode Disney », fiche outil Rétroplanning »….). Celles-ci regroupent donc l’ensemble des aspects théoriques et nécessaires au bon déroulement d’organisation de cet événement et des apprentissages.

Techniques de communication :

Sur base de l'avancement de l'événement, les différentes matières seront intégrées dans le programme. Parfois avec un apprentissage plus théorique, mais principalement avec ce besoin de mise en pratique directe. Le brainstorming et la réflexion commune sont particulièrement utilisées afin de laisser les étudiants construire leur projet. L'entièreté de l'UE repose d'ailleurs sur la pédagogie de projet autour de l'organisation d'événements. 

Correspondances et Rapports :

Brève théorie sur l'embauche amenant une mise en pratique directe dans le but de préparer les étudiants à décrocher un stage. Après avoir rédigé les différents documents, les étudiants seront prêts à postuler. 

Engagement attendu de la part de l'étudiant.e

Cette UE36 est essentiellement pratique : la création et l'organisation de l'événement est prévue lors des séances de cours. Une présence assidue est donc vivement conseillée ainsi qu'un travail de suivi hebdomadaire afin de maitriser de l'organisation. 

Tout se joue par la présence et l'avancement dans le travail. 

PORTFOLIO

Cette épreuve présente des modalités spécifiques à la 1re session. Elle est organisée durant la session. Il s'agit d'un travail. Cette épreuve est individuelle. Concrètement, l'épreuve repose sur une formulation écrite. La correction de cette épreuve est assurée par délibération d'une équipe d’enseignant.es.

PRESENCE ET IMPLICATION

Cette épreuve présente des modalités spécifiques à la 1re session. Elle est organisée de manière continue. Il s'agit d'une participation. Cette épreuve est individuelle et en équipe. Concrètement, l'épreuve repose sur une formulation écrite, une formulation orale, une réalisation par mise en pratique. La correction de cette épreuve est assurée par délibération d'une équipe d’enseignant.es.

LE JOUR DE L'EVENEMENT

Cette épreuve présente des modalités spécifiques à la 1re session. Elle est organisée avant la session. Il s'agit d'une participation. Cette épreuve est individuelle et en équipe. Concrètement, l'épreuve repose sur une réalisation par mise en pratique. La correction de cette épreuve est assurée par délibération d'une équipe d’enseignant.es.

RAPPORT DE SUIVI: CVS

Cette épreuve présente des modalités spécifiques à la 1re session. Elle est organisée avant la session. Il s'agit d'un travail. Cette épreuve est individuelle. Concrètement, l'épreuve repose sur une formulation écrite. L'épreuve repose sur des formulations personnelles. La correction de cette épreuve est assurée par validation d'un.e enseignant.e.

L'EMBAUCHE

Cette épreuve présente des modalités similaires pour toutes les sessions. Elle est organisée avant la session. Il s'agit d'un travail. Cette épreuve est individuelle. Concrètement, l'épreuve repose sur une formulation écrite. La correction de cette épreuve est assurée par validation d'un.e enseignant.e.