Mon dossier administratif

Drapeaux

Mon dossier administratif

Un projet international (séjour académique ou stage, en Europe, hors Europe ou en Belgique) ne se réalise pas sans dossier administratif.

Retrouvez sur cette page toutes les informations et les documents nécessaires à votre dossier.

La toute première étape est d'avoir été sélectionné.e par ton département (selon les critères de sélection en vigueur dans celui-ci) – pour un séjour cours à l’ étranger et/ou avoir obtenu l’aval de la commission stage pour un stage à l’étranger;

Mobilité académique / cours

Check-list séjour académique à télécharger


Voici une petite vidéo explicative sur les démarches à effectuer en mobilité académique (avant - pendant et après)

AVANT le séjour

1. Information importante : le programme Erasmus + vise à rendre le dossier administratif digital . C'est pourquoi, tous les étudiants partant en mobilité cours, en Europe (uniquement), devront s'inscrire et utiliser le logiciel mobility online (le lien leur sera envoyé une fois la sélection validée).

2. Etudiants en Europe, une fois inscrit dans le logiciel, toute remise de document passera par celui-ci!

   Hors Europe: effectuer la demande de bourse via https://learn-transversal.helm...

3.Test de langue pour les stages en Europe uniquement : https://academy.europa.eu/

4.. Lettre d’acceptation dans laquelle l’institution d’accueil confirme ton acceptation et reprend la période obligatoire de la mobilité (celle financée par la bourse).

5. Learning agreement (LA) Before signé par les trois parties : contrat d’étude signé par l’étudiant, l’institution d’accueil et le coordinateur international de ta section à Helmo.

! NEW : ERASMUS -> version en ligne (OLA) : https://learning-agreement.eu/
FAMES -> document papier (LA) EN: Learning Agreement for studies
FAMES -> document papier (LA) FR: Learning Agreement for studies

5. Attestation d’une bourse d’études de la Fédération Wallonie-Bruxelles pour les allocataires d’une bourse de la Fédération Wallonie Bruxelles

6. Contrat de bourse lu, signé et renvoyé au bureau des relations internationales

7. Preuves d’assurances

8. Contrat de bail uniquement si le séjour académique a lieu dans un pays frontalier

PENDANT le séjour

  1. Attestation d'arrivée
  2. Learning agreement (LA) During signé par les trois parties : contrat d’étude modifié (si modifications pendant le séjour) :

! NEW : ERASMUS -> version en ligne (OLA) : https://learning-agreement.eu/
FAMES -> document papier (LA) EN: Learning Agreement for studies
FAMES -> document papier (LA) FR: Learning Agreement for studies

70% de la bourse te seront alors versés.

APRES le séjour

  1. Attestation de séjour
  2. 2e Test de langue pour les séjours académiques en Europe : https://academy.europa.eu/
  3. Rapport de mobilité à compléter en ligne -> Mail envoyé : attention vérifiez vos spams !
  4. ToR (transcript of records) : résultats de tes examens à l’étranger

Les 30% restants de ta bourse seront versés. Co-financement de la Commission Européenne et de la Fédération Wallonie-Bruxelles

Mobilité stage

Check-list stage à télécharger

AVANT le stage

  1. Remplir le questionnaire en ligne pour faire une demande de bourse avant le 30 novembre 2024: https://learn-transversal.helm...
  2. 1er test de langue pour les stages en Europe uniquement : https://academy.europa.eu/
  3. “Learning agreement for traineeships Before” (convention de stage Erasmus+) signée par les trois parties : le maitre de stage sur place, l’étudiant et le responsable de stage de ta section à HELMo : FR Convention de stage - EN Learning agreement for traineeship
  4. Attestation d’une bourse d’études de la Fédération Wallonie-Bruxelles pour les allocataires d’une bourse de la Fédération Wallonie Bruxelles
  5. Contrat de bourse lu, signé et renvoyé au bureau des relations internationales
  6. Preuves d’assurances
  7. Contrat de bail uniquement si le stage a lieu dans un pays frontalier

PENDANT le stage

  1. Attestation d’arrivée
  2. “Learning agreement for traineeships During” signé par les trois parties : convention de stage modifiée (si modifications en cours de stage) : FR Convention de stage - EN Learning agreement for traineeship

70% de la bourse te seront alors versés.

APRES le stage

  1. Attestation de séjour
  2. 2ème test de langue pour les stages en Europe uniquement : http://erasmusplusols.eu/login-box/
  3. Rapport de mobilité à compléter en ligne -> Mail envoyé : attention vérifiez vos spams !
  4. Évaluation de stage : FR Convention de stage - EN Learning agreement for traineeship

Les 30% restants de ta bourse seront versés.Avec le co-financement de la Commission Européenne ou la Fédération Wallonie-Bruxelles